Wat is de Werkkostenregeling?

Vanaf 1 januari 2015 is de Werkkostenregeling (WKR) verplicht voor alle werkgevers. De werkkostenregeling vervangt alle oude regels en wetten rondom de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers en bundelt deze in één collectieve regeling.

Wat houdt de Werkkostenregeling nu precies in?
De regeling houdt in dat werkgevers 1,2% van hun totale fiscale loon mogen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Over dit bedrag betalen zij geen loonbelasting. De vrije ruimte kan gebruikt worden voor ‘extraatjes’ zoals kerstpakketten en een personeelsfeest. Gaat een werkgever over de 1,2% vrije besteding heen, dan betaalt hij 80% loonbelasting over het extra bedrag. Voor een aantal zaken geldt een gerichte vrijstelling waardoor ze buiten de WKR vallen.

Wat zijn gerichte vrijstellingen?
Gerichte vrijstellingen gelden als iets inhoudelijk relevant is voor het functioneren, bijvoorbeeld:

  • Kosten van cursussen, congressen, trainingen
  • Kosten van presentatie van jaarcijfers of bedrijfsstrategie
  • Tijdelijke verblijfskosten en maaltijden (zaalhuur, koffie, lunch) die hierbij horen
Deze zaken worden vrijgesteld. Hiervoor heb je dus niet met de WKR te maken. Soms is een bijeenkomst ook een combinatie van wel en niet vrijgesteld. Overleg bij twijfel altijd van tevoren met de belastinginspecteur.

Wat valt wel en niet onder de WKR?
Het criterium is of de kosten consumptief (vertier, fun) zijn of zakelijk/inhoudelijk. Consumptief is loon en moet in de vrije ruimte gezet worden. De kosten voor het zakelijke/inhoudelijke deel vallen buiten de WKR (want: gerichte vrijstelling) en worden dus niet belast. Overleg bij twijfel altijd van tevoren met de belastinginspecteur.

Worden bedrijfsuitjes hierdoor duurder?
Dat is zeker niet per definitie het geval. Het hangt af van andere niet-vrijgestelde zaken die de werkgever verstrekt. Al deze verstrekkingen samen zijn tot 1,2% onbelast. Dat is niet perse ongunstiger dan voor de invoering van de WKR. Er is dus nog steeds van alles mogelijk.

Hoe zorg ik dat inhoudelijke bijeenkomsten ook als zodanig gezien worden?
Denk na over het doel van de bijeenkomst. Hiermee kun je het nut beter onderbouwen en het maakt het uitje vaak interessanter. Leg plannen, doelen en de kosten goed vast.

Hoe zorg ik dat mijn uitje niet extra belast wordt?
Let erop dat de totale kosten voor extra’s binnen de 1,2% van de totale loonsom blijven. Een manier om de totale kosten te beperken, is slim combineren. Maak van je personeelsfeestje bijvoorbeeld direct het kerstpresentje. Overleg bij twijfel altijd van tevoren met de belastinginspecteur.

Kijk voor meer info op www.belastingdienst.nl/wkr